הרבה ארגונים משקיעים בתהליך גריעה מסודר, מקבלים תיק תיעוד מלא — ומאבדים אותו בתוך שנה. הוא יושב בתיבת דואר של מי שכבר לא עובד שם, או בתיקייה שאף אחד לא זוכר.
הכלל הפשוט: לשמור לפחות כל עוד קיימת חשיפה לשאלה — כלומר לאורך תקופת ההתיישנות הרלוונטית לארגון, ובמקום שאינו תלוי באדם אחד.
כמה זמן
אין מספר אחד שמתאים לכל ארגון, כי זה נגזר מהרגולציה שחלה עליכם ומנהלי השמירה הפנימיים שלכם. מה שכן אפשר לומר: תיעוד גריעה הוא מסמך שמוכיח עמידה בחובה, ולכן הוא נשמר כמו כל תיעוד ציות אחר — לא כמו קבלה על ציוד משרדי. אם יש לכם נוהל שמירת מסמכים, זה המקום שלו.
איפה לשמור
- במערכת הארגונית, לא בתיבת דואר אישית
- בתיקייה אחת לכל פרויקט, עם תאריך בשם
- עם גישה ליותר מאדם אחד
- בפורמט שנקרא גם בעוד חמש שנים — PDF, לא קובץ של מערכת מסוימת
- בגיבוי, כמו כל מסמך ציות
מה צריך להיות בתיק
| מסמך | על מה הוא מעיד |
|---|---|
| רשימת נכסים | מה בדיוק יצא מהארגון |
| תעודת מחיקה לכל נכס | מה נעשה למידע ואיך אומת |
| תיעוד שרשרת משמורת | מי החזיק בציוד ומתי |
| אישור מיחזור | מה קרה לציוד הפיזי |
| אישור השמדה, אם היה | למדיה שלא נמחקה אלא הושמדה |
המבחן
השאלה שמגלה אם התיק שמור באמת: „תוך כמה זמן תוכלו להראות מה קרה למחשב מסוים מלפני שנתיים?” אם התשובה אינה „דקות”, התיעוד קיים אבל אינו זמין — ובביקורת זה כמעט אותו דבר.
אם איבדתם תיעוד ישן
על טיפול שאנחנו ביצענו, אפשר לבקש עותק. על טיפול שביצע ספק אחר — כדאי לבקש ממנו עכשיו, בזמן שהקשר עוד פעיל.